این مجموعه از سال ۱۳۹۶ با گرد هم آمدن و همت جمعی از فعالان تشکل ­های مذهبی دانشجویی عاشق حضرت اباعبدلله الحسین (ع) در تعدادی از دانشگاه ­های استان تهران، با هدف کمک به بهبود و تقویت شرایط فرهنگی جامعه (که دانشگاه ها نیز جزیی از آن است)، در چارچوب هسته ­ای توانمند با عنوان ستاد اربعین دانشجویی، به منظور ایجاد کاروانی مطلوب برای زائرین دانشجو شکل گرفت. موسسین کاروان فوق الذکر در گذشته (رزومه) فعالیتی خویش هر یک به صورت جداگانه پروژه ­های اربعینی بزرگی را برعهده داشته ­اند که غالبا نیز به صورت موکب داری در کشور عراق بوده و بحمدالله در اجرای وظایف خود در پروژه های مذکور نیز بسیار موفق بوده ­اند. این اشخاص پس از توصیه هوشمندانه مقام معظم رهبری مبنی بر عدم تصدی گری کامل گروه های ایرانی در اداره مواکب عراقی و عدم سلب فضای خدمت رسانی از مردم این کشور، سازوکار جدید پاسخ به دغدغه و رسالت امت سازی خویش در بستر برنامه اربعین برای امام زمان (عج) و جریان مهدوی را در ایجاد کاروان فرهنگی متشکل از نخبگان جامعه (دانشجویان و فارغ التحصیلان) تعریف کردند. در دو سال ابتدایی تشکیل این ساختار، ستاد کاروان در داخل دو دانشگاه بهشتی و تهران که مرکز اصلی موسسین آن بود مستقر گشت و مجوز انجام فعالیت های خود را نیز در تعامل با دو بخش معاونت فرهنگی و نهاد مقام معظم رهبری از دو دانشگاه مذکور اخذ نمود. پس از گذشت دو سال راهبران اصلی کاروان با سه هدف ایجاد ثبات ساختاری برای آن و فراهم نمودن امکان فعالیت دائمی خود در آن و نهایتا نقش آفرینی این ساختار در سطح وسیعتری از محیط دو یا چند دانشگاه تصمیم به خارج نمودن آن از فضای دانشگاه گرفتند. بلافاصله متولیان کاروان تلاش خود را برای ثبت آن ذیل دستگاه های ذی ربط فرهنگی و مذهبی به عنوان یک حلقه میانی انجام دادند لکن این فرآیند دو سال به طول انجامید و به همین جهت مدیریت تشکیلات به منظور جبران دو معضل عدم برخورداری از مجوز فعالیت و همچنین عدم برخورداری از زیرساخت های تجهیزاتی و مکانی برای فعالیت های ستادی در بازه عملیات های اربعین این دو سال، تفاهم نامه ای را با بنیاد فرهنگی صبح قریب (به شماره ثبت: ۲۴۳۲۰) با هدف پشتیبانی حقوقی و زیرساختی خود در اربعین امضا نمود. سرانجام فرآیند پگیری اخذ مجوز برای این تشکیلات در سال ۱۴۰۰ به نتیجه رسید و یک مجموعه فرهنگی (به کد شناسایی: ۳۳۱۰۱۰۱۹۴) و یک هیئت مذهبی (به کد شناسایی: ۲۳۱۰۱۱۲۲۰) منتسب به تیم ستاد اربعین دانشجویی با نام رهپویان امام عصر (عج) ثبت گردید.